Theorie: Kundenbriefing

1. Kundenbriefung

Das Erstellen eines effektiven Projektauftrags ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten eine klare, konsistente Informationsquelle über Ihr Projekt haben. Sich ausschliesslich auf informelle Kanäle wie Ad-hoc-Nachrichten oder E-Mails zu verlassen, kann zu Wissenslücken und Rückschlägen führen. Ein gut strukturierter Projektauftrag dient als einziger, verlässlicher Bezugspunkt während des gesamten Projektlebenszyklus, verbessert die Kommunikation und das Verständnis.

Ein Projektauftrag ist ein umfassendes Dokument, das den Zweck des Projekts, die Ziele, die Zielgruppe, die Teammitglieder und den Zeitrahmen umreisst. Es ist wichtig, dieses Dokument dem Projektvorstand und anderen Stakeholdern zur Genehmigung vorzulegen, da es einen schnellen, aber gründlichen Überblick über das gesamte Projekt bietet. Der Auftrag umfasst das Kontextwissen, das benötigt wird, um das Was, Warum, Wann und Wie des Projekts zu erfassen, einschliesslich der Stakeholder, Ziele, Metriken, Zeitpläne und anderer relevanter Details. Er ist so konzipiert, dass er eine prägnante und zugängliche Aufzeichnung der Kerninformationen des Projekts darstellt, die leicht im Team verteilt werden kann.

Angesichts der Bedeutung Ihres Projekts bietet eine Vorlage für Projektaufträge einen effizienten Ansatz zur Erfassung wesentlicher Elemente. Diese detaillierte Zusammenfassung hilft dabei, die Zustimmung der Projektsponsoren zu sichern und sicherzustellen, dass alle notwendigen Ressourcen zugewiesen werden. Noch wichtiger ist, dass sie die Projektanforderungen für alle Stakeholder klärt. Der Auftrag ist Ihr Werkzeug, um die Projektbegründung, die Strategien, die Sie anwenden werden, und die Prozesse zur Verwaltung des Projekts von der Initiierung bis zur Abschlussphase zu kommunizieren und eine erfolgreiche Durchführung anzustreben.

Beim Entwickeln Ihres Projektauftrags solltest du zunächst die folgenden wichtigen Fragen ansprechen:

Lernziele aus der Umfrageforschung: Welche spezifischen Erkenntnisse möchtest du aus Ihrer Umfrageforschung gewinnen, und warum ist diese Information entscheidend? Das Verständnis des zugrunde liegenden Bedarfs an Informationen hilft dabei, die Umfrage so zu gestalten, dass diese Ziele effektiv erreicht werden.

Identifikation der Zielantwortenden und Datenerhebungsmethode: Wer besitzt die Informationen, die du benötigst, und wie planst du, diese Daten zu sammeln? Dies beinhaltet die Identifizierung der geeigneten Zielgruppe für Ihre Umfrage und die Entscheidung über die effektivsten Datenerhebungsmethoden.

Um den Unterschied zu verdeutlichen, den Klarheit in einem Projektauftrag ausmacht, betrachte diese beiden Beispiele im Kontext einer Kundenzufriedenheitsumfrage:

Vages Ziel: "Sind die Kunden mit unseren Produkten und Dienstleistungen zufrieden?" Spezifisches und gut definiertes Ziel: "Messung des Kundenzufriedenheitsniveaus während des ersten Quartals 2011 mit unserem PC-Reparaturdienst, auf einer Fünf-Punkte-Skala, aufgeschlüsselt nach Geschlecht und Alter. Identifizierung zusätzlicher Dienstleistungen, die nach Geschlecht und Alter erforderlich sind."

Das letztere Beispiel zeigt Spezifität und bietet ein klares, messbares und zeitgebundenes Ziel, das die Gestaltung und Durchführung der Umfrage leitet. Eine solche Präzision in einem Projektauftrag stellt sicher, dass alle Beteiligten ein vollständiges Verständnis der Projektziele, -methoden und -erwartungen haben und somit die Voraussetzung für ein erfolgreiches Projekt schaffen.

2. Bestandteile eines Auftrags

Jeder dieser Bestandteile spielt eine entscheidende Rolle dabei, sicherzustellen, dass dein Umfrageprojekt gut geplant, effizient verwaltet und effektiv durchgeführt wird. Dieser umfassende Auftrag dient als Leitfaden und Referenzdokument für alle an dem Projekt beteiligten Parteien.

Projektüberblick

Beginne mit einer prägnanten Einführung, die den Zweck und die Ziele der Marktforschung umreisst. Dieser Abschnitt schafft einen Rahmen, indem er ein klares Verständnis der Forschungsziele und ihrer Bedeutung im breiteren Kontext deiner Geschäftsstrategie oder akademischen Untersuchung vermittelt.

Hintergrundinformationen

Biete kontextbezogene Informationen über das Unternehmen, das Produkt oder die Dienstleistung, auf die sich die Forschung konzentriert. Dazu gehören eine kurze Geschichte, eine Übersicht über aktuelle Markttrends und Erkenntnisse aus früheren Untersuchungen oder Analysen. Es ist wichtig, einen umfassenden Hintergrund zu geben, gegen den die neue Forschung durchgeführt wird.

Forschungsziele

Erläutere die spezifischen Ziele, die die Forschung erreichen soll. Diese Ziele sollten präzise, messbar und direkt mit der Gesamtstrategie oder Forschungsfrage verbunden sein. Stelle sicher, dass sie den SMART-Kriterien entsprechen - spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden.

Zielgruppe

Biete eine detaillierte Beschreibung der Zielgruppe für die Forschung. Dies sollte demografische Details (Alter, Geschlecht, Standort), psychografische Profile (Interessen, Werte, Lebensstile) und Verhaltensaspekte (Kaufgewohnheiten, Nutzungsverhalten) umfassen. Das Verständnis der Zielgruppe ist entscheidend, um den Forschungsansatz anzupassen und die Ergebnisse genau zu interpretieren. Beachte auch, dass je restriktiver die Kriterien sind, desto höher die Stichprobenkosten sein werden. Umfassende Einschränkungen sind realistisch auch schwerer zu erfüllen.

Methodik

Skizziere die vorgeschlagenen Forschungsmethoden, einschliesslich qualitativer und quantitativer Techniken. Begründe die Auswahl dieser Methoden auf der Grundlage ihrer Eignung für die Forschungsziele und die Zielgruppe. Dieser Abschnitt sollte auch auf die Werkzeuge oder Technologien eingehen, die im Forschungsprozess verwendet werden.

Hauptfragen

Liste die Hauptfragen auf, die die Forschung zu beantworten versucht. Diese sollten direkt mit den Forschungszielen verknüpft und reflektierend sein. Die Formulierung klarer und relevanter Fragen ist entscheidend, um die Forschung zu lenken und sicherzustellen, dass die Ergebnisse fokussiert und handlungsorientiert sind.

Budget und Ressourcenzuweisung

Gib einen Überblick über das Budget für das Forschungsprojekt. Dies sollte eine Aufschlüsselung enthalten, wie die Mittel auf verschiedene Aspekte des Projekts, wie Datensammlung, Analyse und Berichterstattung, verteilt werden. Diskutiere auch die benötigten Ressourcen, einschliesslich personeller Ressourcen, Technologie und anderer Materialien.

Zeitplan

Erstelle einen projizierten Zeitplan für das Forschungsprojekt. Dies sollte wichtige Meilensteine, Fristen und Phasen des Projekts umfassen, wie Planung, Datensammlung, Analyse und Präsentation der Ergebnisse. Ein klar definierter Zeitplan hilft bei der effizienten Projektverwaltung und gewährleistet eine rechtzeitige Fertigstellung.

Ergebnisse

Definiere die erwarteten Ergebnisse der Forschung. Dies kann von detaillierten Berichten bis hin zu Datensätzen, Analysezusammenfassungen und Präsentationen reichen. Die Klärung der Ergebnisse im Voraus hilft dabei, die Erwartungen abzustimmen und unterstützt die nahtlose Durchführung des Projekts.

Kriterien für den Erfolg

Beschreibe, wie Erfolg für dieses Forschungsprojekt aussehen wird und wie er gemessen wird. Enthalte spezifische Kennzahlen oder Indikatoren, die zur Bewertung des Erfolgs der Forschung verwendet werden. Dies könnte auf der Qualität der gesammelten Daten, den gewonnenen Erkenntnissen oder der Auswirkung der Forschungsergebnisse auf Entscheidungsprozesse basieren.

3. Briefung vs. Zusammenfassung

Projektauftrag

Einfach gesagt ist dein Projektauftrag der Überblick über das Projekt und all seine beweglichen Teile. Es ist eine verkürzte Version von allem, was ein Stakeholder über das Projekt wissen muss. Ein Projektauftrag ist nicht die einzige Informationsquelle, die du in einem Projekt verwenden könntest. Nachdem du gelesen hast, was ein Projektauftrag beinhaltet, fragst du dich vielleicht nach anderen Teilen der Projektdokumentation und wie sie sich unterscheiden. Werfen wir einen Blick auf Projektzusammenfassungen und Kurzfassungen.

Projektzusammenfassung

Anstatt wie ein Projektauftrag jeden Teil des Projekts in einem umfassenden Überblick zu behandeln, konzentriert sich eine Projektzusammenfassung auf einen einzigen Aspekt: die Zusammenfassung. Sie umfasst den Hintergrund des Projekts, alle Probleme, die es angeht, warum das Projekt erstellt wurde und was es voraussichtlich erreichen wird. Eine Projektzusammenfassung könnte mehrere Sätze zu jedem Phasen des Projekts enthalten und wie diese Phasen voraussichtlich das Gesamtprojektziel beeinflussen. Es ist ein eingehinder Blick hinter die Kulissen auf das Warum und Was des Projekts.

Kurzfassung (Executive Summary)

Obwohl sich eine Kurzfassung in einigen Aspekten ähnelt, unterscheidet sie sich von einer Projektzusammenfassung und einem Projektauftrag in der Art und Weise, wie sie Projektinformationen übermittelt. Eine Leitungszusammenfassung wird in der Regel von der Unternehmensleitung verfasst, um die wichtigsten Geschäftspunkte eines Projekts zu beleuchten. Sie definiert, wie ein Projekt in das grössere Bild der Unternehmensziele und -ziele passt. Die hier aufgezeichneten Informationen sind in der Regel schnell und auf den Punkt gebracht, was sie für alle Stakeholder einfach lesbar macht. Aufzählungspunkte oder kurze Absätze sind üblich. Die Executive Summary beantwortet auch die Frage "Warum", jedoch aus der Perspektive der Unternehmensleitung